Ratgeber Protokolle schreiben

Ob Vereinssitzung, Meeting oder Besprechung - sie haben alle etwas gemeinsam: Es wird viel besprochen. Zu viel, um sich alles zu merken. Umso wichtiger ist es, ein Protokoll zu schreiben, damit Anwesende und Abwesende über Besprochenes informiert sind.

Einführung

Es scheint ein Phänomen der westlichen Welt zu sein, dass unheimlich viel besprochen wird, sei es in Meetings, Vereinssitzungen oder bei anderen Treffen. Einige Menschen glauben inzwischen, dass das gesamte Potenzial der Menschheit ausgeschöpft würde, wenn es keine Besprechungen gäbe.

Auch wenn nicht jede Besprechung eine Berechtigung besitzt: Es ist wichtig den Überblick über Gesagtes und Vereinbartes zu behalten, denn niemand kann alles im Kopf behalten. Dieser Ratgeber soll erklären, wie man ein Protokoll schreibt und welche Vorteile es bietet, dies zu tun.

Das Wort Protokoll stammt aus dem Griechischen und beschreibt den Vorgang, eine Niederschrift während einer Versammlung anzufertigen.

Aufgaben eines Protokolls

Ein Protokoll hat verschiedene Zwecke zu erfüllen:

  • Es hilft einem als Denkstütze, um sich Beschlossenes und Gesagtes nach einer Versammlung wieder in Erinnerung rufen zu können.
  • Abwesende haben die Möglichkeit, sich über die verpasste Versammlung informieren zu können.
  • Wenn Detailfragen entstehen, kann man über das Protokoll herausfinden, wer diese beantworten kann.

"Form follows function"

Es gibt kein allgemein gültiges Muster, wie ein Protokoll auszusehen hat. Es ist jedoch in jedem Fall ratsam, sich primär auf die Funktion und nicht auf das Layout zu konzentrieren, getrost dem Motto "Form follows function". Auf jedes Protokoll gehört ein Datum, der Anlass und der Name der zusammentreffenden Gruppe (Beispiel: "Methodengruppe XY"). Außerdem sollte stets vermerkt werden, wer aus der Gruppe an- und abwesend war.

Hop oder top

Die Struktur des Protokoll entscheidet darüber, ob das Protokoll seine Zwecke erfüllen kann. Am einfachsten ist es, das Protokoll nach der Tagesordnung zu gliedern ("Top 1, Top 2, Top 3, usw.).

Bei längeren Diskussionen sollte notiert werden, auf welche Ergebnisse man sich einigen konnte. Gesetz dem Fall, dass kein Ergebnis erzielt werden konnte, sollte einfach nur das Thema der Diskussion notiert werden und die Tatsache, dass noch weiterer Diskussionsbedarf besteht.

Bei Abstimmungen müssen immer die Ergebnisse notiert werden: Wie viele haben mit "ja", wie viele mit "nein" gestimmt, wie viele Enthaltungen?

Es kann auch vorkommen, dass jemand während der Versammlung etwas referiert. Gibt der Referent kein Handout zu seinem Vortrag aus, sollte der Inhalt des Referats als Zusammenfassung im Protokoll erscheinen.

Einigen sich bestimmte Mitglieder darauf, bestimmte Aufgaben bis zu einem fixen Termin auszuführen, so sollte dies ebenfalls vermerkt werden.

Die Unterschrift am Ende

Ein korrektes Protoll sollte vom Protokollanten mit einem Datum und einer Unterschrift versehen werden. Manchmal kann es auch sinnvoll sein, dass Protokoll, wenn es während der Sitzung angefertigt wurde, von allen unterschreiben zu lassen. So können bei Bedarf Unklarheiten beseitigt und Streit vermieden werden.

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