Wer kennt nicht die elektronische Post, die E-Mail? Immer mehr Menschen greifen zu der Möglichkeit, E-Mails zu schreiben. Auch wenn das E-Mailschreiben im Vergleich zum Briefeverschicken sehr modern ist, gelten doch alte bewährte Regeln.

Einführung

Das E-Mailschreiben bietet eine Menge Vorteile: E-Mails kommen schnell beim Empfänger an, unabhängig wie weit der Empfänger entfernt ist. Außerdem ist das Schreiben abgesehen von den Verbindungskosten kostenlos. Doch das neue Medium hat auch Unsitten gefördert. In diesem Ratgeber wird darauf eingegangen, was sich beim E-Mailschreiben gehört und was nicht.

Die Betreffzeile - "Fasse dich kurz"

In der Betreffzeile (im Englischen "Subject") soll das Wesentliche des eigentlichen Inhalts zusammengefasst werden. Mit Hilfe der Betreffzeile weiß der Empfänger im besten Fall sofort, worum es sich handeln wird und wie wichtig die E-Mail ist. Bei immer größerwerdenden E-Mailbergen ist eine eindeutige Betreffzeile umso wichtiger, da die E-Mail sonst Gefahr läuft, übersehen zu werden.

Eine Anrede - ein Akt der Höflichkeit

E-Mails werden von Menschen, nicht von Maschinen, gelesen. Aufgrunddessen ist es ein (selbstverständlicher) Akt der Höflichkeit, eine Anrede zu formulieren. Kennt man den Empfänger nicht, schreibt man "Sehr geehrte Damen und Herren", sonst "Sehr geehrte Frau", "Sehr geehrter Herr", etc.

Inhalt - bitte nicht zu bunt

Seitdem es die Möglichkeit gibt, E-Mails im HTML-Format zu verschicken, gibt es leider die Unsitte z.B. Hintergründe auszuwählen. Daraufhin aber nicht Textfarbe mit dem Hintergrund abzustimmen. Schwarzer Text und dunkelblaue bzw. schwarze Hintergründe dürfte es schon aufgrund eines gesunden Menschenverstandes nicht geben, trotzdem sind diese "E-Mail-Kreation" immer wieder zu sehen. Auch Grafiken, meistens animiert, in Hülle und Fülle sind keine Seltenheit. "Weniger" ist eben doch "manchmal mehr". Und Hand auf's Herz: Lieber ein paar nette Worte schreiben, als dem Empfänger grafische Sünden zu präsentieren

Auch wenn Goethe schon damals wusste: "Im Deutschen lügt man, wenn man höflich ist". Eine Grußformel ist und bleibt Pflicht und wenn es "mit freundlichen Grüßen" sein soll, dann bitte nicht "MfG" abgekürzen. Bei unbekannten Empfängern ist es wichtig, den Namen in der "Unterschrift" voll auszuschreiben. So bringt man den Empfänger nicht in die Verlegenheit, nicht zu wissen, ob das U bei "U. Andritter" nun für "Ute" oder "Ulf" steht.